2012年檔案工作規(guī)范化管理現(xiàn)場經(jīng)驗交流會材料
夯實基礎(chǔ)強管理 規(guī)范檔案促提高
邵陽市電業(yè)局
（5月29日）
各位領(lǐng)導，各位專家：
大家好！
我是邵陽電業(yè)局辦公室主任詹翔，很榮幸能借此次檔案規(guī)范化管理工作會議的平臺，與各兄弟單位的領(lǐng)導專家就檔案工作規(guī)范化管理進行現(xiàn)場學習和交流。
邵陽電業(yè)局是國家電網(wǎng)公司湖南省電力公司直屬的國家中I型企業(yè)，我局的綜合檔案室成立于1990年，1997年達國家二級標準，2005年通過省一級復查。我局秉承“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的檔案工作定位，不斷健全和完善檔案管理制度，加強檔案管理力度，1997年至2012連續(xù)十五年被評為邵陽市檔案管理工作先進單位，并先后被評為邵陽市首屆檔案工作“十佳”檔案工作規(guī)范化管理單位、邵陽市“十佳”檔案工作規(guī)范化管理系統(tǒng)。
我局檔案工作能取得這樣的成績，得益于是邵陽市檔案局領(lǐng)導和專家們的大力指導與支持，得益于我局歷屆領(lǐng)導的高度重視，得益于檔案工作者的努力和付出。
一、“四化”建設(shè)，提升檔案管理水平
㈠基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)范化
檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是提高檔案管理水平的一項主要工作。我局注重檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。一是建立健全檔案規(guī)章制度。參照市檔案局和湖南省電力公司相關(guān)文件要求，結(jié)合自身實際，制定了文書檔案管理制度、科技檔案管理制度、檔案保密制度、電子檔案查閱制度等一系列規(guī)章制度和檔案管理辦法，明確了檔案管理人員的工作職責和任務(wù)，規(guī)范檔案管理工作程序，使檔案工作向收集齊全完整、分類科學合理、整理規(guī)范有序、歸檔準確及時、查找迅速準確轉(zhuǎn)變。二是完善各種硬件設(shè)施，推進檔案管理標準化發(fā)展。為嚴格按照檔案規(guī)范化管理，我局實現(xiàn)了檔案辦公、檔案保管、檔案閱覽三分開，庫房配備了空調(diào)、除濕機，溫、濕度自控儀和防磁柜等現(xiàn)代檔案管理設(shè)備，使檔案管理工作逐步向規(guī)范化、標準化邁進;三是建立了檔案移交記錄，并認真履行交接手續(xù)。近年來，檔案的歸檔率99%，完整率99%，準確率100%；力求案卷的規(guī)范化、科學化，我們嚴格按照《供電企業(yè)檔案分類表》和《輸變電工程檔案標準化指導書》的規(guī)定，遵循文件材料形成規(guī)律，科學合理進行分類、組卷，保持卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)聯(lián)系。努力做到卷內(nèi)文件和案卷排列有序，卷內(nèi)文件和案卷封面填寫規(guī)范清晰；四是搞好檔案的保管安全和鑒定工作。我局針對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。
㈡檔案管理數(shù)字化
我局的檔案數(shù)字化工作從2011年6月13日至 10月 20 日止，4余月的時間完成了機關(guān)本部庫藏科技檔案和文書檔案9009 卷冊的掃描掛接和質(zhì)檢工作，數(shù)字化率從10.92%提升到87.48%。我們引用了先進的“文圖掃描優(yōu)化處理軟件”，對掃描圖像進行去黑邊、糾斜、剪裁、去污、去線條、改變圖像尺寸、文字加深/變淺、剪切等處理，先進的科技軟件，不僅保證了工作質(zhì)量，也提高了工作效率，在將數(shù)字化工作常態(tài)化的同時，我局推行了檔案網(wǎng)絡(luò)借閱制度，利用我局檔案系統(tǒng)強大的功能，將過去紙質(zhì)化借閱的原始查看復印方式提升為網(wǎng)絡(luò)借閱的現(xiàn)代化管理模式，查看與下載同步進行，即節(jié)約成本又提高效率。
㈢檔案裝具科學化
為達整齊美觀、查閱方便的效果，我局對各門類檔案的整理工作均統(tǒng)一按照國家檔案整理規(guī)范標準進行整理，包括分類、蓋章、編號、裝訂、編目、裝盒、排列上架等工作。在沿襲使用傳統(tǒng)裝具的同時，我局科學開發(fā)了新的檔案脊背格式和榮譽檔案裝具，將國家電網(wǎng)公司徽標印制在檔案盒的封面和背脊上，脊背均用牛皮紙打印案卷題名、粘貼，制作成統(tǒng)一顏色的封面，突出國家電網(wǎng)特色。榮譽檔案一直以來都是裸露的擺放在密集架上，容易落灰和變色，我局的檔案管理員通過摸索和查看網(wǎng)絡(luò)信息，自行設(shè)計了各種規(guī)格型號的紙質(zhì)獎牌檔案盒和透明立式獎杯檔案盒，有效的改進了榮譽檔案的保管環(huán)境，此項設(shè)計得到了市檔案局和省電力公司檔案科的高度評價和有效推廣。
㈣檔案檢查常態(tài)化
檔案資料的收集源于平時工作中的積累，我局檔案系統(tǒng)功能健全，能夠?qū)崿F(xiàn)對各基層單位檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢查，因此我們不定期的對基層各單位的檔案收集、分類、保管期限等各方面進行業(yè)務(wù)指導。并通過集中授課，網(wǎng)絡(luò)傳播、現(xiàn)場培訓等多種方式，把理論基礎(chǔ)與實際工作有機結(jié)合，使新老檔案員及時掌握了新的知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能水平。在每年年底我局都會組成檔案檢查小組對各基層單位的檔案管理工作進行了年度檢查評比，發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，優(yōu)秀的單位和個人予以表彰。此項工作有力的推動了檔案工作的有序進行。
二、“三措”并舉，推動檔案工作上臺階
檔案管理工作不僅是一項長期的基礎(chǔ)性工作，還是一項復雜的綜合性工作，必須堅持不懈地抓好檔案管理工作，才能見實效、出成績。
㈠領(lǐng)導重視是檔案工作順利開展的關(guān)鍵。我局領(lǐng)導高度重視檔案管理工作，把檔案工作納入年度計劃和年終績效評比中，無論是主要領(lǐng)導、還是分管領(lǐng)導，經(jīng)常了解掌握檔案工作進展情況，優(yōu)先解決檔案工作中的困難和問題，對需各部門協(xié)調(diào)的問題專門組織召開協(xié)調(diào)會議，以文件形式形成制度，規(guī)范檔案管理程序。使我局檔案規(guī)范化建設(shè)工作實現(xiàn)了一年一個新變化、一年一個新臺階。
㈡整體協(xié)作是檔案工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案工作涉及方方面面，是一項系統(tǒng)工程，需要機關(guān)各職能科室、各參建單位和全體干部員工支持配合。我局制定了相關(guān)措施，規(guī)范各類檔案的移交歸檔，現(xiàn)在全局上下已基本形成“會議資料及時歸檔、工程資料雙軌歸檔、其他資料定期歸檔”的習慣性工作行為。
㈢溝通協(xié)調(diào)是檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的保證。我局專職檔案員積極加強與市檔案局的溝通協(xié)調(diào)，請求業(yè)務(wù)上的指導，市檔案局業(yè)務(wù)人員精心指導，耐心幫助，確保了檔案立卷歸檔的質(zhì)量，檔案業(yè)務(wù)與時俱進，提高了檔案現(xiàn)代化管理水平。
在市檔案局的精心指導和大力支持下，經(jīng)過多年的努力，我局檔案管理水平有了很大的提升，基本上實現(xiàn)了科學化、信息化目標。但是所取得成績與上級要求及一些檔案管理先進單位還有不小的差距，我局將始終堅持“創(chuàng)新與提高”的原則，加強與兄弟單位的交流學習，繼續(xù)努力，加快進步，推動檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。