2012年檔案工作規(guī)范化管理現(xiàn)場經(jīng)驗交流會材料
整合資源 規(guī)范管理
努力推進檔案管理工作上水平
邵陽市煙草專賣局（公司）
（5月29日）
各位領導、各位代表：
我局（公司）組建于1984年，是中央直屬大型二類商業(yè)企業(yè)。受湖南省煙草專賣局（公司）和邵陽市委、市政府雙重領導，以省煙草專賣局的垂直領導為主。實行兩塊牌子（局和公司）一套人馬的政企合一形式，執(zhí)行國家煙草專賣行政執(zhí)法和卷煙經(jīng)營、煙葉生產(chǎn)三項職能。現(xiàn)設有14個職能部門，下轄邵陽縣、隆回縣、洞口縣、城步縣、綏寧縣、武岡市、新寧縣、邵東縣、新邵縣等9個煙草專賣局（分公司），有正式職工750人。
檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，是開展各項工作的必要條件，為維護歷史真實面貌發(fā)揮重要的作用。我局（公司）黨組一貫重視檔案管理工作,早在1999年檔案工作就達到行業(yè)優(yōu)秀級；2008年，我局（公司）綜合檔案室已達到省特級標準；2011年，我局（公司）按照行業(yè)有關要求，狠抓檔案規(guī)范化管理工作，定目標、定進度、定措施，全力推動所屬縣級局（分公司）檔案工作規(guī)范化管理向省特級標準邁進。在12月底，下屬9個單位的檔案工作規(guī)范化管理全部晉升省特級，成為邵陽市第一家行業(yè)全部晉升省特級達標的單位，被市政府授予“2011年度檔案工作先進單位”。
下面，我著重就檔案升級和開發(fā)利用情況做個簡要匯報。
一、加強網(wǎng)絡建設，規(guī)范檔案管理，做好升級達標工作
在檔案管理工作方面，我們認真貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)、增強檔案管理意識、以服務企業(yè)經(jīng)營管理工作和履行煙草職責為中心，進一步加強檔案管理工作，不斷健全檔案管理制度，完善檔案領導機構和網(wǎng)絡體系，加強檔案工作的軟件和硬件建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)體制改革、管理創(chuàng)新提供了優(yōu)質服務。
（一）加強領導，建立健全檔案管理網(wǎng)絡體系
我局（公司）黨組始終把檔案管理工作納入重要議事日程，聽取辦公室關于檔案管理工作的專題匯報，有針對性地研究檔案管理工作，切實幫助解決檔案管理工作中的實際問題。特別是2011年，局（公司）黨組又把下屬單位綜合檔案室晉升省特級列入工作重點，多次強調要把晉升省特級作為做好檔案管理工作的契機，堅持高標準、高起點、嚴要求，從適應煙草行業(yè)各項業(yè)務工作發(fā)展的需要，扎扎實實地做好晉級的各項準備工作。為加強對檔案管理工作的組織領導，進一步落實工作責任，我局（公司）成立了以分管領導、辦公室主任、各科室負責人組成的檔案工作領導小組，負責對下屬單位檔案工作的指導、協(xié)調和督促。局（公司）綜合檔案室有專職檔案員，其他各科室明確了兼職檔案員，形成了以綜合檔案室為軸心、各科室互動的檔案管理網(wǎng)絡體系，做到職責明確、責任落實，有力地保證了檔案管理晉升省特級工作的順利開展。
（二）提高認識，不斷增強檔案管理人員的素質
為切實加強檔案管理，按期完成晉升省特級檔案工作，我局（公司）狠抓檔案管理人員素質的提高。正確的認識是做好檔案工作的前提和基礎，辦公室多次牽頭召開會議，講清做好檔案管理工作的重要性，并采取多種形式組織開展全局性的檔案業(yè)務知識和相關法律法規(guī)的學習。另外，我局（公司）還經(jīng)常性地舉辦全市系統(tǒng)的檔案人員業(yè)務培訓，邀請有關專家授課，使檔案工作深入人心，從而增強了檔案管理意識，提高了對檔案管理工作重要性的認識。2011年，在晉升省特級檔案室的過程中，各單位檔案員發(fā)揮了重要作用，主動作為，積極配合，確保了晉升省特級檔案工作的順利完成。
（三）加大投入，加強檔案管理工作的制度化和基礎設施建設
在檔案管理工作制度化建設方面，根據(jù)檔案部門要求，我局（公司）進一步建立健全并落實了檔案歸檔、保管、保密、借閱以及安全保衛(wèi)、開發(fā)利用、鑒定銷毀等系列制度，明確了分管領導和檔案員的崗位責任制。為把檔案工作落到實處，做到各司其職、各負其責，還把檔案工作納入了年度績效考核與目標管理考核中，每月考核，年終考評，有力地促進了檔案工作持續(xù)穩(wěn)定開展。在檔案基礎設施建設方面，我局（公司）及下屬9個單位都設立了綜合檔案室、閱文（檔）室，并配備了檔案密集架，安裝了空調、溫濕度自動控制儀、去濕機、防磁柜、文件消毒柜等設施，并建立了榮譽室，制作了電視短片，為強化檔案管理的信息化建設奠定了良好基礎。
（四）嚴格規(guī)范管理，強化檔案業(yè)務建設，提高檔案管理水平
我局（公司）為確保檔案管理工作達到省特級，嚴格對照《湖南省機關檔案工作規(guī)范化管理評估內(nèi)容及評分細則》，進一步對檔案業(yè)務建設進行規(guī)范。在鞏固原有業(yè)務建設成果的基礎上，堅持開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)業(yè)務標準和工作質量的進一步規(guī)范化。對各類兼職檔案人員在檔案收集、整理、歸檔等方面高標準、嚴要求，統(tǒng)一業(yè)務工作標準和要求，確保檔案工作質量。我局（公司）歸檔案卷格式、整理質量以及檢索工具、專題編研資料均符合國家、省市要求。同時，我們還加強了對各科室、各縣級單位檔案管理工作的指導和督促，每年組織檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時督促整改。在晉升省特級檔案室的活動中，將我局（公司）歷年來獲得的獎杯、獎牌、獎狀、錦旗等實物檔案進行集中統(tǒng)一管理，建立了榮譽檔案室，進一步豐富了室藏檔案內(nèi)容。通過對歷年檔案的進一步整理，我局（公司）室藏檔案已有文書、會計、聲像、基建、專賣、圖書資料、人事檔案、審計檔案等8大類，做到了門類齊全、整理規(guī)范、結構合理、管理科學。
（五）適應新的形勢，提高檔案管理信息化建設
電子計算機和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，為檔案管理提供了更加優(yōu)越的條件，我局(公司)積極抓住現(xiàn)代信息化技術帶來的便利條件，在辦公自動化管理上狠下工夫，建立了局域網(wǎng)，開通了電子公文處理系統(tǒng)，目前已實現(xiàn)內(nèi)部印發(fā)文件和閱辦上級來文的網(wǎng)上流轉，實現(xiàn)了全市煙草系統(tǒng)的辦公自動化。我們積極適應這一變化，在辦公自動化建設的過程中，利用公文處理系統(tǒng)中的檔案管理軟件，實現(xiàn)了公文的電子歸檔和電子檢索，并做到與紙質文書歸檔工作同步進行。同時，按照檔案管理信息化的要求，建立了各門類及各載體檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，以及2001年至2010年永久保管的文書檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（介紹邵陽煙草發(fā)展歷史、重大事項、重要紀念活動等），實現(xiàn)了文書檔案、聲像檔案以及基建檔案等目錄的電子檢索和近幾年文書檔案的全文檢索，進一步提高了檔案的現(xiàn)代化水平。
二、立足行業(yè)實際，整合檔案資源，認真做好開發(fā)利用工作
充分利用檔案信息資源，為企業(yè)經(jīng)營管理工作和領導決策服務是檔案工作的最終目的。我局（公司）在開發(fā)利用上，一是編制了全宗指南、立卷說明以及各類檔案目錄和《歸檔文件整理說明》，二是充分利用檔案資源編制了《大事記》、《組織沿革》、《基礎數(shù)據(jù)匯編》、《邵陽煙草志》、《邵陽煙草年鑒》、《專題目錄》、《人名索引》、《規(guī)范管理制度選編》等編研資料，拍攝了《邵陽煙草成長歷程解讀》DVD/VCD專題片。三是建立了檔案信息查詢平臺，通過紫光檔案系統(tǒng)努力為領導和有關部門做好檔案利用工作，有效地利用檔案信息資源為企業(yè)提供決策依據(jù)，為依法行政、生產(chǎn)經(jīng)營管理、體制機制創(chuàng)新及改革發(fā)展等工作服務。通過對檔案的合理開發(fā)利用，不僅較好地發(fā)揮了檔案工作的服務作用，也使廣大干部職工進一步認識到檔案工作的重要性。
在晉級的準備過程中，我局（公司）得到了湖南省局（公司）主管部門和省、市檔案主管部門的大力支持和指導，尤其是市檔案局多次派出專家現(xiàn)場指導，并及時提出了許多寶貴意見，為檔案工作的晉級指明了方向，在此，我們謹向市檔案局表示衷心的感謝。
近幾年來，我們雖然做了一定的工作，也取得了一些成績，但離上級的要求還有一定的差距，與兄弟單位相比也有一定的距離，我們將取他人之長，開拓進取，與時俱進，為煙草行業(yè)改革發(fā)展做出新的貢獻。