關(guān)于印發(fā)《檔案室管理制度》的通知
各縣,、市,、區(qū)檔案局：
為了認(rèn)真貫徹《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》，統(tǒng)一規(guī)范全市各級(jí)機(jī)關(guān),、團(tuán)體,、企事業(yè)單位檔案室管理制度，現(xiàn)將《檔案室管理制度》范本印發(fā)給你們,，請結(jié)合本地實(shí)際加以規(guī)范,。市局準(zhǔn)備制作一批上墻制度牌，各縣,、市,、區(qū)如有需要，也可以向市局報(bào)計(jì)劃定做,。
邵陽市檔案局
2006年4月30日
檔 案 保 密 制 度
一,、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守黨和國家各項(xiàng)保密制度,。
二,、凡重大科研成果、發(fā)明創(chuàng)造,、試驗(yàn)生產(chǎn)的配方和工藝決竅,，本單位黨組、行政會(huì)議記錄,，涉及不宜公開的政治機(jī)密和有關(guān)產(chǎn)權(quán),、債務(wù)、邊界糾紛等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，需要查閱者,，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、凡未經(jīng)公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)字,，未做結(jié)論的干部調(diào)配,、考察、內(nèi)部評(píng)議,，不宜公開的方針政策規(guī)定,、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)做內(nèi)部管理,，不得擅自擴(kuò)散,。
四、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露黨和國家秘密,。
五,、銷毀超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定登記造冊,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門批準(zhǔn)后,，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字,。
檔案工作人員崗位職責(zé)
一,、熱愛檔案事業(yè)，忠于職守,，遵紀(jì)守法,，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案專業(yè)知識(shí),。
二,、負(fù)責(zé)對本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的各種文件材料的收集、整理,、立卷,、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
三,、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類載體的檔案,，積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù),。
四,、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下,，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督,、指導(dǎo)和檢查。
五,、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案,，向當(dāng)?shù)噩F(xiàn)行文件服務(wù)中心報(bào)送現(xiàn)行文件。
六,、積極主動(dòng)地向上級(jí)專業(yè)主管部門和檔案行政管理匯報(bào)檔案工作情況,，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),，并及時(shí)于每年10月底以前辦理檔案登記,、年檢手續(xù)。
七、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作,。
檔案庫房管理制度
一,、為了維護(hù)檔案的完整與安全， 檔案庫房實(shí)行專人管理,、專房專用,，不得在庫房內(nèi)辦公和堆放雜物。
二,、檔案庫房應(yīng)配備防火,、防盜、防蟲,、防塵,、防光、防潮,、防高溫等基本設(shè)施,，并做好經(jīng)常性技術(shù)管理，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙,、生火,，嚴(yán)禁將雜物及食品帶進(jìn)庫房，庫房周圍不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品,。
三,、堅(jiān)持對庫內(nèi)溫濕度逐日測記，高溫高溫季節(jié),，要采取積極措施,，降低庫內(nèi)溫濕度。
四,、定期檢查,、核對和清理檔案資料，發(fā)現(xiàn)生蟲,、長霉,、紙張破損、字跡褪色等情況,，及時(shí)匯報(bào)并采取果斷措施防治和補(bǔ)救,，建立檢查記錄簿，做好有關(guān)情況記載,。
五,、凡新進(jìn)檔案庫房的檔案須先消毒,，工作人員進(jìn)入庫房應(yīng)穿工作鞋,，并盡量減少進(jìn)出庫房次數(shù)和活動(dòng)時(shí)間。
六、接收,、移交,、借閱和銷毀檔案資料，要嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,，履行登記,、交接手續(xù)。
七,、經(jīng)常保持庫房內(nèi)外整齊清潔,。下班時(shí)，要注意鎖門,、關(guān)窗,、關(guān)燈。機(jī)械設(shè)備不用電時(shí),，要及時(shí)關(guān)閉電源開關(guān),。
檔案室安全保衛(wèi)制度
一、檔案室安全保衛(wèi)工作實(shí)行責(zé)任制,，由分管領(lǐng)導(dǎo)和安全保衛(wèi)人員分別擔(dān)負(fù)安全保衛(wèi)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和直接責(zé)任,。
二、加強(qiáng)對干部職工的安全意識(shí)教育,，樹立安全第一的思想,，嚴(yán)格執(zhí)行安全保衛(wèi)的有關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的絕對安全,。
三,、安全保衛(wèi)人員應(yīng)定期檢查消防安全設(shè)施，對運(yùn)行失靈,、過期失效的消防設(shè)備應(yīng)及時(shí)報(bào)告,、及時(shí)維修、及時(shí)更換,，并熟練掌握消防操作技能,。
四、安全保衛(wèi)人員每天下班后應(yīng)及時(shí)檢查檔案室門,、窗,、水、電的關(guān)閉情況,，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反映和處理,。
五、檔案資料庫房,、閱檔室,、陳列室等防火重地嚴(yán)禁吸煙和使用明火,，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。
六,、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度,，檔案庫房管理實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管,，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施,，非管理人員不得隨意出入庫房。
七,、每次長假前應(yīng)對檔案進(jìn)行全面檢查,，門窗加貼封條，切實(shí)消除安全隱患,。
檔案資料查閱利用制度
一,、檔案室檔案、資料主要供本單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員使用,，外單位人員需要查閱,，須憑單位介紹信，并經(jīng)辦公室主任同意后,，方可查閱,。
二、查閱檔案,、資料須事先填寫《檔案利用登記表》,，未履行登記手續(xù)的，檔案室不予提供檔案,、資料,。
三、檔案,、資料一般不借出檔案室,，特殊情況需要借出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，并辦理借出手續(xù),，限期歸還。檔案資料的借出時(shí)間,，不得超過半個(gè)月,，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù),。
四,、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙,，嚴(yán)禁在文件材料上劃線,、打勾,、作記號(hào)、折角等,，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的,，依法追究當(dāng)事人行政,、法律責(zé)任。
五,、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案室,，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù),。
立 卷 歸 檔 制 度
一,、本單位各類檔案資料，均由本單位文書處理部門和業(yè)務(wù)部門立卷歸檔后,，移交檔案室管理,。
二、文書和業(yè)務(wù)檔案于翌年六月底前立卷歸檔,，科技檔案在工作任務(wù)完成后整理移交,，會(huì)計(jì)檔案于翌年三月底立卷，隔年移交,。
三,、立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù),、頁數(shù)應(yīng)完整齊全,，每份文件的印件與底稿、正件與附件,、請示與批復(fù),、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件不得分開，文電要合一整理,。
六,、各類檔案在裝訂前，應(yīng)去掉金屬物,，取齊下沿和左沿,，大張、小頁,、破損文件應(yīng)折疊裱糊,，文書檔案以件為單位采用專用裝訂卡釘左側(cè)裝訂。案卷封面書寫工整,，編號(hào)排列規(guī)范有序,。
七,、文書檔案歸檔文件目錄永久、長期打印一式五份,，短期打印二份,，除一份裝入檔案合內(nèi)，其余按保管期限,，分別用歸檔文件目錄夾裝訂成冊,；會(huì)計(jì)檔案報(bào)表、帳簿,、憑證分別建立案卷目錄簿,，報(bào)表須有卷內(nèi)目錄；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)有案卷目錄和卷內(nèi)目錄,；科技檔案須有總目錄,、分類目錄和卷內(nèi)目錄、底圖目錄,、資料目錄,。
八、本機(jī)關(guān)的編號(hào)文件,，應(yīng)留存兩份,，一份立卷歸檔，另一份作《文件匯集》,，同時(shí)要做好相應(yīng)紙質(zhì)文件的電子文件歸檔工作,。
九、堅(jiān)持每年寫好《立卷說明》,，立卷人應(yīng)在備考表上簽名,。