中共邵陽(yáng)市委辦公室（通知）
邵市辦字〔2012〕50號(hào)
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中共邵陽(yáng)市委辦公室
邵陽(yáng)市人民政府辦公室
關(guān)于印發(fā)《邵陽(yáng)市市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案收集管理辦法》的通知
各縣市區(qū)委,、人民政府，市直各單位,，部、省屬駐邵各單位：
為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，做好我市市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案管理工作,，經(jīng)市委、市政府同意,，現(xiàn)將《邵陽(yáng)市市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案收集管理辦法》印發(fā)給你們,，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。
中共邵陽(yáng)市委辦公室
邵陽(yáng)市人民政府辦公室
2012年5月15日
邵陽(yáng)市市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案收集管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)我市市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案管理工作,，更好地為領(lǐng)導(dǎo),、部門(mén)和社會(huì)服務(wù),，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《湖南省檔案管理?xiàng)l例》,、《湖南省省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案收集管理辦法（試行）》,，結(jié)合我市實(shí)際，特制定本辦法,。
第二條 本辦法所稱(chēng)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是指邵陽(yáng)籍或在我市工作過(guò)的副市級(jí)（含）以上職務(wù)的人員,。
第三條 本辦法所稱(chēng)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案是指市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在工作、學(xué)習(xí),、生活中形成的,，真實(shí)反映其經(jīng)歷和貢獻(xiàn)，具有保存,、查考和利用價(jià)值的各種文字,、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄,。
第四條 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案是所在單位檔案全宗的重要補(bǔ)充,，是國(guó)家檔案資源的組成部分。加強(qiáng)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的管理是市直各單位檔案機(jī)構(gòu)的工作職責(zé),，市直各單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極主動(dòng)配合邵陽(yáng)市特色檔案館做好市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的收集管理工作,。
第五條 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的收集管理工作應(yīng)按照集中統(tǒng)一的原則，維護(hù)檔案的完整與安全,，方便利用,。各級(jí)黨委和政府部門(mén)要加強(qiáng)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案工作，明確責(zé)任人和工作職責(zé),，并將其納入單位的工作計(jì)劃和議事日程,，切實(shí)解決市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，保障市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案工作與其他工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展,。
第六條 邵陽(yáng)市特色檔案館負(fù)責(zé)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的收集及集中管理工作,，工作內(nèi)容主要為：
（一）制訂市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的接收,、征集計(jì)劃,、方案并負(fù)責(zé)組織實(shí)施；
?。ǘ┴?fù)責(zé)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的接收,、征集、整理,、保管,、保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用；
（三）開(kāi)展或參與對(duì)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)生平,、著作,、貢獻(xiàn)的研究等工作；
?。ㄋ模┢渌嚓P(guān)工作,。
第二章 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的收集
第七條 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案收集的內(nèi)容：
（一）反映市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)歷及其主要活動(dòng)的材料,，如日記,、傳記、年譜,、回憶錄,、履歷、職務(wù)任免文件等,；
?。ǘ┦屑?jí)領(lǐng)導(dǎo)任職期間公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如手稿,、文稿,、批示、信函,、題詞,、簽字、工作筆記等,；
?。ㄈ┓从呈屑?jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人成果的材料，如著作,、研究成果、書(shū)畫(huà),、攝影作品等,；
（四）社會(huì)各界對(duì)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的研究性,、評(píng)價(jià)性,、紀(jì)念性和回憶性材料等；
?。ㄎ澹┡c市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有直接關(guān)系的材料,，如各類(lèi)證書(shū)、證件,、獎(jiǎng)牌,、譜牒、書(shū)信等；
?。┓从呈屑?jí)領(lǐng)導(dǎo)各類(lèi)活動(dòng)的照片,、錄音錄像帶、磁盤(pán),、光盤(pán),、實(shí)物等特殊載體的材料；
?。ㄆ撸┦屑?jí)領(lǐng)導(dǎo)口述材料,；
（八）市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)收藏的圖書(shū),、資料及其他具有歷史和紀(jì)念意義的物品,；
（九）其他與市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有關(guān)的材料,。
第八條 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的收集形式：
?。ㄒ唬┦屑?jí)領(lǐng)導(dǎo)所屬單位應(yīng)指定檔案人員或領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)負(fù)責(zé)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在各類(lèi)活動(dòng)中形成材料的收集、整理及移交工作,；
?。ǘ└鲉挝粰n案人員應(yīng)負(fù)責(zé)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到本單位調(diào)研、考察所形成材料的收集,、整理及移交工作,；
（三）各新聞單位應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)本單位形成或發(fā)布的涉及市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)活動(dòng)的收集,、整理及移交工作,；
（四）市特色檔案館應(yīng)主動(dòng)向市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或其身邊工作人員,、親屬,、好友收集市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在非公務(wù)活動(dòng)中形成的材料；
?。ㄎ澹?duì)留存在其他檔案館,、圖書(shū)館、博物館,、紀(jì)念館的市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案進(jìn)行復(fù)制或交換目錄,；
（六）向社會(huì)進(jìn)行征集,、復(fù)制市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案,；
（七）檔案所有者向所在單位或市特色檔案館捐贈(zèng)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案,；
?。ò耍n案所有者向市特色檔案館寄存市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案,；
（九）其他由市特色檔案館與檔案所有者協(xié)商的形式,。
第九條 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的收集要求：
?。ㄒ唬┦屑?jí)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)中形成的材料仍屬于其所屬單位檔案全宗，檔案人員或?qū)Ｈ藨?yīng)收集重份件或復(fù)制件,，不能從單位全宗中將原件拿出,；
（二）市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案實(shí)行年度移交制,，各單位應(yīng)將收集的屬于市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案歸檔范圍的材料逐份登記造冊(cè),，于每年6月底前移交給市特色檔案館；
?。ㄈ┮平环揭平徽掌?、磁帶、磁盤(pán),、光盤(pán)和實(shí)物時(shí),，應(yīng)配有相應(yīng)文字說(shuō)明。文字說(shuō)明應(yīng)包括：時(shí)間,、地點(diǎn),、人物、形成者,、事由等背景信息,，文字說(shuō)明應(yīng)逐張逐份標(biāo)明；
?。ㄋ模┮平坏牟牧先缧枰褂梅峭ㄓ密浻布x取的,，應(yīng)進(jìn)行說(shuō)明并移交讀取的軟硬件；
?。ㄎ澹┮平坏奈募牧蠎?yīng)齊全完整,，真實(shí)反映市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人活動(dòng)情況，載體和書(shū)寫(xiě)材料符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),，機(jī)讀材料應(yīng)盡量使用通用軟硬件,；
（六）市特色檔案館收集資料時(shí)應(yīng)與移交方辦理交接手續(xù),，填制《市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案交接單》（附件1）一式兩份，市特色檔案館與移交方各執(zhí)一份,；
?。ㄆ撸﹩挝弧€(gè)人向市特色檔案館捐贈(zèng)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案時(shí),，市特色檔案館向捐贈(zèng)者頒發(fā)捐贈(zèng)證書(shū),；
?。ò耍﹩挝弧€(gè)人向市特色檔案館寄存市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案時(shí),，市特色檔案館與檔案所有者或其代理人簽訂寄存協(xié)議,；
（九）檔案的捐贈(zèng)或寄存者應(yīng)及時(shí)向市特色檔案館補(bǔ)充新形成的市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案,，以確保檔案的完整性,。
第三章 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的整理
第十條 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的整理原則：遵循個(gè)人檔案形成的客觀規(guī)律，保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系,，便于保管和利用,。
第十一條 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案整理方法：
（一）市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的整理工作由市特色檔案館承擔(dān),。
?。ǘ┤诘膭澐郑菏屑?jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案全宗列入邵陽(yáng)市特色檔案館領(lǐng)導(dǎo)檔案全宗群，以市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人為單位設(shè)立全宗,，按照建檔順序統(tǒng)一編制全宗順序號(hào),。
（三）分類(lèi)：可分為紙質(zhì)類(lèi),、實(shí)物類(lèi)和電子聲像類(lèi),。
1．紙質(zhì)類(lèi)包括公務(wù)活動(dòng)中形成的手稿、講話(huà),、批示,、生平傳記、著作,、學(xué)術(shù)論文,、信札、日記,、工作筆記,、出版物等，紙質(zhì)類(lèi)分類(lèi)號(hào)為01,。如紙質(zhì)檔案較多,，可根據(jù)具體情況在紙質(zhì)類(lèi)下再分類(lèi)；
2．實(shí)物類(lèi)包括獎(jiǎng)杯,、獎(jiǎng)狀,、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗,、印章,、題詞字畫(huà)、榮譽(yù)證書(shū)及紀(jì)念品等,，實(shí)物類(lèi)分類(lèi)號(hào)為02,；
3．電子聲像類(lèi)包括照片,、錄音錄像帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等由磁性材料和感光材料制成的記錄材料等,，電子聲像類(lèi)分類(lèi)號(hào)為03,。
（四）市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案保管期限統(tǒng)一定為永久,。
?。ㄎ澹┦屑?jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案以“件”為單位進(jìn)行整理，按問(wèn)題——年度分類(lèi),，參照《歸檔文件整理規(guī)則》整理,。問(wèn)題分評(píng)價(jià)、總結(jié)與述職,、著作及工作論文,、公務(wù)活動(dòng)材料、信訪,、來(lái)往書(shū)信等類(lèi)別,。
（六）紙質(zhì),、照片,、光盤(pán)、磁性載體,、歸檔電子文件,、實(shí)物等不同檔案的整理，參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。
?。ㄆ撸┡帕校涸诜诸?lèi)的基礎(chǔ)上，按形成時(shí)間順序?qū)n案材料以件(冊(cè),、張,、盤(pán))為單位進(jìn)行編排。補(bǔ)充歸檔的材料按照歸檔時(shí)間順序排列在后,。
?。ò耍┚幪?hào)：依照分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，不同類(lèi)別的檔案分別編號(hào),。
?。ň牛┚幠浚簯?yīng)逐件編制目錄，目錄應(yīng)包括全宗號(hào),、人名,、件號(hào)、責(zé)任者,、題名,、日期、數(shù)量(頁(yè)數(shù),、件),、載體形式、存放位置,、互見(jiàn)號(hào)等,。
（十）裝盒：按類(lèi)別將檔案材料依件號(hào)順序裝入檔案盒,，每盒所裝數(shù)量可視具體情況而定,，不同載體形式的檔案材料不混裝。字畫(huà)等實(shí)物,，應(yīng)根據(jù)不同的形狀與尺寸制作裝具,。
（十一）同一內(nèi)容不同載體形式的檔案,，應(yīng)建立互見(jiàn)號(hào),。
第四章 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的保管
第十二條 市特色檔案館是永久保存全市市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的中心，應(yīng)建立市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案專(zhuān)庫(kù),，采取有效措施,，配備先進(jìn)設(shè)備，科學(xué)保管,，確保檔案的安全,，防止丟失或損壞。不同類(lèi)別的檔案應(yīng)根據(jù)不同保管要求分類(lèi)存放,。
第十三條 建立嚴(yán)格的保密制度并加強(qiáng)監(jiān)管,，切實(shí)保守國(guó)家秘密，維護(hù)建檔對(duì)象的知識(shí)產(chǎn)權(quán),、個(gè)人隱私等合法權(quán)益,。
第十四條 在移交、接收,、整理,、保管市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案過(guò)程中，應(yīng)采取有效手段確保檔案實(shí)體和檔案信息安全,。
第五章 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的利用
第十五條 市特色檔案館應(yīng)為市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案建立全宗卷,，內(nèi)容主要包括：領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人簡(jiǎn)介、檔案整理說(shuō)明,、歷次征集檔案的交接文據(jù)和目錄清單,、檔案保管狀況、調(diào)閱利用統(tǒng)計(jì)表等,。
第十六條 市特色檔案館在檔案形成者或捐贈(zèng)者需要利用本人捐贈(zèng),、寄存的檔案時(shí),，提供免費(fèi)和優(yōu)先服務(wù)。
第十七條 市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案屬于控制使用范圍,，如確需利用,，應(yīng)填寫(xiě)《市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案利用審批表》(附件2)，征得市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)本人或其親屬同意,，并經(jīng)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所在單位審查批準(zhǔn)后,，由市特色檔案館嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和程序提供。檔案形成者或捐贈(zèng)者要求保密或限制使用的檔案內(nèi)容,，市特色檔案館還應(yīng)嚴(yán)格按照接收,、捐贈(zèng)手續(xù)或寄存協(xié)議，在提供利用時(shí)保密或限制使用,。
第十八條 市特色檔案館應(yīng)積極做好市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案的開(kāi)發(fā)利用工作,，如向有關(guān)單位或組織提供利用服務(wù)，開(kāi)展對(duì)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)生平,、貢獻(xiàn),、著作等的學(xué)術(shù)研究，舉辦展覽等,。
第六章 附則
第十九條 各縣市區(qū)可參照本辦法制定本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案管理辦法,。
第二十條 本辦法由邵陽(yáng)市檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行,。
附件1
市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案交接單
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移交單位（個(gè)人）
名 稱(chēng)
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接收單位
名 稱(chēng)
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交接性質(zhì)
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類(lèi)別
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名 稱(chēng)
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數(shù)量(頁(yè)數(shù),、件)
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接收意見(jiàn)
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移交說(shuō)明
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移交單位（個(gè)人）（印章）
負(fù)責(zé)人：
經(jīng)辦人：
移交日期： 年 月 日
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接收單位（印章）
負(fù)責(zé)人：
經(jīng)辦人：
接收日期： 年 月 日
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附件2
市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案利用審批表
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利用單位
（個(gè)人）名稱(chēng)
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聯(lián)系人
及電話(huà)
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利用時(shí)間
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需利用檔
案名稱(chēng)及
數(shù) 量
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利 用
形 式
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利 用
目 的
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市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)
個(gè)人或親
屬意見(jiàn)
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個(gè)人簽章
年 月 日
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市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)
所屬單位
意 見(jiàn)
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單位簽章
年 月 日
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市特色檔
案館意見(jiàn)
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單位簽章
年 月 日
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