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法律法規(guī)

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關(guān)于印發(fā)《邵陽市市級領(lǐng)導個人檔案收集管理辦法》的通知
時間:2012年05月21日信息來源:127.0.0.1點擊:【 字體:

中共邵陽市委辦公室(通知

 邵市辦字〔2012〕50號
                                                      .       
 
中共邵陽市委辦公室
邵陽市人民政府辦公室
關(guān)于印發(fā)《邵陽市市級領(lǐng)導個人檔案收集管理辦法》的通知
 
各縣市區(qū)委、人民政府,市直各單位,部、省屬駐邵各單位:
  為進一步加強檔案資源體系建設,做好我市市級領(lǐng)導個人檔案管理工作,經(jīng)市委、市政府同意,現(xiàn)將《邵陽市市級領(lǐng)導個人檔案收集管理辦法》印發(fā)給你們,請認真遵照執(zhí)行。
 
中共邵陽市委辦公室
邵陽市人民政府辦公室
2012年5月15日 

 

邵陽市市級領(lǐng)導個人檔案收集管理辦法
 
第一章 總則
  第一條 為加強我市市級領(lǐng)導個人檔案管理工作,更好地為領(lǐng)導、部門和社會服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《湖南省檔案管理條例》、《湖南省省級領(lǐng)導個人檔案收集管理辦法(試行)》,結(jié)合我市實際,特制定本辦法。
  第二條 本辦法所稱市級領(lǐng)導是指邵陽籍或在我市工作過的副市級(含)以上職務的人員。
  第三條 本辦法所稱市級領(lǐng)導個人檔案是指市級領(lǐng)導在工作、學習、生活中形成的,真實反映其經(jīng)歷和貢獻,具有保存、查考和利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。
  第四條 市級領(lǐng)導個人檔案是所在單位檔案全宗的重要補充,是國家檔案資源的組成部分。加強市級領(lǐng)導個人檔案的管理是市直各單位檔案機構(gòu)的工作職責,市直各單位檔案機構(gòu)應積極主動配合邵陽市特色檔案館做好市級領(lǐng)導個人檔案的收集管理工作。
  第五條 市級領(lǐng)導個人檔案的收集管理工作應按照集中統(tǒng)一的原則,維護檔案的完整與安全,方便利用。各級黨委和政府部門要加強市級領(lǐng)導個人檔案工作,明確責任人和工作職責,并將其納入單位的工作計劃和議事日程,切實解決市級領(lǐng)導個人檔案工作中遇到的實際問題,保障市級領(lǐng)導個人檔案工作與其他工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。
  第六條 邵陽市特色檔案館負責市級領(lǐng)導個人檔案的收集及集中管理工作,工作內(nèi)容主要為:
  (一)制訂市級領(lǐng)導個人檔案的接收、征集計劃、方案并負責組織實施;
  (二)負責市級領(lǐng)導個人檔案的接收、征集、整理、保管、保護和開發(fā)利用;
  (三)開展或參與對市級領(lǐng)導生平、著作、貢獻的研究等工作;
  (四)其他相關(guān)工作。
 
第二章 市級領(lǐng)導個人檔案的收集
  第七條 市級領(lǐng)導個人檔案收集的內(nèi)容:
  (一)反映市級領(lǐng)導經(jīng)歷及其主要活動的材料,如日記、傳記、年譜、回憶錄、履歷、職務任免文件等;
  (二)市級領(lǐng)導任職期間公務活動中形成的文件材料,如手稿、文稿、批示、信函、題詞、簽字、工作筆記等;
  (三)反映市級領(lǐng)導個人成果的材料,如著作、研究成果、書畫、攝影作品等;
  (四)社會各界對市級領(lǐng)導的研究性、評價性、紀念性和回憶性材料等;
  (五)與市級領(lǐng)導有直接關(guān)系的材料,如各類證書、證件、獎牌、譜牒、書信等;
  (六)反映市級領(lǐng)導各類活動的照片、錄音錄像帶、磁盤、光盤、實物等特殊載體的材料;
  (七)市級領(lǐng)導口述材料;
  (八)市級領(lǐng)導收藏的圖書、資料及其他具有歷史和紀念意義的物品;
  (九)其他與市級領(lǐng)導活動有關(guān)的材料。
  第八條 市級領(lǐng)導個人檔案的收集形式:
  (一)市級領(lǐng)導所屬單位應指定檔案人員或領(lǐng)導秘書負責市級領(lǐng)導在各類活動中形成材料的收集、整理及移交工作;
  (二)各單位檔案人員應負責市級領(lǐng)導到本單位調(diào)研、考察所形成材料的收集、整理及移交工作;
  (三)各新聞單位應指定人員負責本單位形成或發(fā)布的涉及市級領(lǐng)導相關(guān)活動的收集、整理及移交工作;
  (四)市特色檔案館應主動向市級領(lǐng)導或其身邊工作人員、親屬、好友收集市級領(lǐng)導在非公務活動中形成的材料;
  (五)對留存在其他檔案館、圖書館、博物館、紀念館的市級領(lǐng)導個人檔案進行復制或交換目錄;
  (六)向社會進行征集、復制市級領(lǐng)導個人檔案;
  (七)檔案所有者向所在單位或市特色檔案館捐贈市級領(lǐng)導個人檔案;
  (八)檔案所有者向市特色檔案館寄存市級領(lǐng)導個人檔案;
  (九)其他由市特色檔案館與檔案所有者協(xié)商的形式。
  第九條 市級領(lǐng)導個人檔案的收集要求:
  (一)市級領(lǐng)導公務活動中形成的材料仍屬于其所屬單位檔案全宗,檔案人員或?qū)H藨占胤菁驈椭萍荒軓膯挝蝗谥袑⒃贸觯?/div>
  (二)市級領(lǐng)導個人檔案實行年度移交制,各單位應將收集的屬于市級領(lǐng)導個人檔案歸檔范圍的材料逐份登記造冊,于每年6月底前移交給市特色檔案館;
  (三)移交方移交照片、磁帶、磁盤、光盤和實物時,應配有相應文字說明。文字說明應包括:時間、地點、人物、形成者、事由等背景信息,文字說明應逐張逐份標明;
  (四)移交的材料如需要使用非通用軟硬件讀取的,應進行說明并移交讀取的軟硬件;
  (五)移交的文件材料應齊全完整,真實反映市級領(lǐng)導個人活動情況,載體和書寫材料符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標準,機讀材料應盡量使用通用軟硬件;
  (六)市特色檔案館收集資料時應與移交方辦理交接手續(xù),填制《市級領(lǐng)導個人檔案交接單》(附件1)一式兩份,市特色檔案館與移交方各執(zhí)一份;
  (七)單位、個人向市特色檔案館捐贈市級領(lǐng)導個人檔案時,市特色檔案館向捐贈者頒發(fā)捐贈證書;
  (八)單位、個人向市特色檔案館寄存市級領(lǐng)導個人檔案時,市特色檔案館與檔案所有者或其代理人簽訂寄存協(xié)議;
  (九)檔案的捐贈或寄存者應及時向市特色檔案館補充新形成的市級領(lǐng)導個人檔案,以確保檔案的完整性。
 
第三章 市級領(lǐng)導個人檔案的整理
  第十條 市級領(lǐng)導個人檔案的整理原則:遵循個人檔案形成的客觀規(guī)律,保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系,便于保管和利用。
  第十一條 市級領(lǐng)導個人檔案整理方法:
  (一)市級領(lǐng)導個人檔案的整理工作由市特色檔案館承擔。
  (二)全宗的劃分:市級領(lǐng)導個人檔案全宗列入邵陽市特色檔案館領(lǐng)導檔案全宗群,以市級領(lǐng)導個人為單位設立全宗,按照建檔順序統(tǒng)一編制全宗順序號。
  (三)分類:可分為紙質(zhì)類、實物類和電子聲像類。
  1.紙質(zhì)類包括公務活動中形成的手稿、講話、批示、生平傳記、著作、學術(shù)論文、信札、日記、工作筆記、出版物等,紙質(zhì)類分類號為01。如紙質(zhì)檔案較多,可根據(jù)具體情況在紙質(zhì)類下再分類;
  2.實物類包括獎杯、獎狀、獎章、錦旗、印章、題詞字畫、榮譽證書及紀念品等,實物類分類號為02;
  3.電子聲像類包括照片、錄音錄像帶、磁盤及光盤等由磁性材料和感光材料制成的記錄材料等,電子聲像類分類號為03。
  (四)市級領(lǐng)導個人檔案保管期限統(tǒng)一定為永久。
  (五)市級領(lǐng)導個人檔案以“件”為單位進行整理,按問題——年度分類,參照《歸檔文件整理規(guī)則》整理。問題分評價、總結(jié)與述職、著作及工作論文、公務活動材料、信訪、來往書信等類別。
  (六)紙質(zhì)、照片、光盤、磁性載體、歸檔電子文件、實物等不同檔案的整理,參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
  (七)排列:在分類的基礎(chǔ)上,按形成時間順序?qū)n案材料以件(冊、張、盤)為單位進行編排。補充歸檔的材料按照歸檔時間順序排列在后。
  (八)編號:依照分類方案和排列順序逐件編號,不同類別的檔案分別編號。
  (九)編目:應逐件編制目錄,目錄應包括全宗號、人名、件號、責任者、題名、日期、數(shù)量(頁數(shù)、件)、載體形式、存放位置、互見號等。
  (十)裝盒:按類別將檔案材料依件號順序裝入檔案盒,每盒所裝數(shù)量可視具體情況而定,不同載體形式的檔案材料不混裝。字畫等實物,應根據(jù)不同的形狀與尺寸制作裝具。
  (十一)同一內(nèi)容不同載體形式的檔案,應建立互見號。
 
第四章 市級領(lǐng)導個人檔案的保管
  第十二條 市特色檔案館是永久保存全市市級領(lǐng)導個人檔案的中心,應建立市級領(lǐng)導個人檔案專庫,采取有效措施,配備先進設備,科學保管,確保檔案的安全,防止丟失或損壞。不同類別的檔案應根據(jù)不同保管要求分類存放。
  第十三條 建立嚴格的保密制度并加強監(jiān)管,切實保守國家秘密,維護建檔對象的知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私等合法權(quán)益。
  第十四條 在移交、接收、整理、保管市級領(lǐng)導個人檔案過程中,應采取有效手段確保檔案實體和檔案信息安全。
 
第五章 市級領(lǐng)導個人檔案的利用
  第十五條 市特色檔案館應為市級領(lǐng)導個人檔案建立全宗卷,內(nèi)容主要包括:領(lǐng)導個人簡介、檔案整理說明、歷次征集檔案的交接文據(jù)和目錄清單、檔案保管狀況、調(diào)閱利用統(tǒng)計表等。
  第十六條 市特色檔案館在檔案形成者或捐贈者需要利用本人捐贈、寄存的檔案時,提供免費和優(yōu)先服務。
  第十七條 市級領(lǐng)導個人檔案屬于控制使用范圍,如確需利用,應填寫《市級領(lǐng)導個人檔案利用審批表》(附件2),征得市級領(lǐng)導本人或其親屬同意,并經(jīng)市級領(lǐng)導所在單位審查批準后,由市特色檔案館嚴格按照相關(guān)規(guī)定和程序提供。檔案形成者或捐贈者要求保密或限制使用的檔案內(nèi)容,市特色檔案館還應嚴格按照接收、捐贈手續(xù)或寄存協(xié)議,在提供利用時保密或限制使用。
  第十八條 市特色檔案館應積極做好市級領(lǐng)導個人檔案的開發(fā)利用工作,如向有關(guān)單位或組織提供利用服務,開展對市級領(lǐng)導生平、貢獻、著作等的學術(shù)研究,舉辦展覽等。
 
第六章 附則
  第十九條 各縣市區(qū)可參照本辦法制定本級領(lǐng)導個人檔案管理辦法。
  第二十條 本辦法由邵陽市檔案局負責解釋。
  第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
 
 
 
附件1
市級領(lǐng)導個人檔案交接單
 

移交單位(個人)
名  稱
 
接收單位
名  稱
 
交接性質(zhì)
 
類別
名   稱
數(shù)量(頁數(shù)、件)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
接收意見
 
移交說明
 
移交單位(個人)(印章)
負責人:
經(jīng)辦人:
移交日期:  年  月  日
接收單位(印章)
負責人:
經(jīng)辦人:
接收日期:  年  月  日

 
附件2
市級領(lǐng)導個人檔案利用審批表
 

利用單位
(個人)名稱
 
聯(lián)系人
及電話
 
利用時間
 
需利用檔
案名稱及
數(shù)  量
 
利  用
形  式
 
利  用
目  的
 
市級領(lǐng)導
個人或親
屬意見
 
 
 
       個人簽章
              年  月  日
市級領(lǐng)導
所屬單位
意  見
 
 
 
       單位簽章
              年  月  日
市特色檔
案館意見
 
 
 
       單位簽章
              年  月  日

 
(作者:邵陽市檔案局 )


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