邵陽市中心血站 袁姣英
無償獻血是一項社會公益事業(yè),，也是關(guān)系民生確保人們生命安全的大事,，已得到全社會的廣泛關(guān)注和積極參與,。作為邵陽市中心血站的檔案員，撰寫本文旨在如何規(guī)范,、科學(xué)管理好無償獻血檔案,，以保障采供血安全，造福社會,，服務(wù)民生,。
一、無償獻血檔案的特點
?。ㄒ唬┏商仔?。采供血工作涵蓋了血液從獻血者血管到受血者血管的全部過程。無償獻血檔案是指采供血工作中所有對血液質(zhì)量和安全的檢測和監(jiān)控的真實記錄,。具體包括獻血者個人資料記錄,，獻血者健康征詢、體檢記錄,，采血情況記錄,，血液初檢、復(fù)檢記錄,，血液成分分離制備記錄,，血液入庫、發(fā)放記錄,，血液保存記錄,，血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄,，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄,，儲血冰箱、離心機等重點設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測記錄,，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測記錄,，報廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等,。一袋血液從采血到供血全過程的記錄,，具有成套性特點。
?。ǘ┍Ｃ苄?。《湖南省無償獻血登記表》包含四項內(nèi)容，其中“獻血者基本情況”由獻血者本人填寫,，“體檢記錄”,、“采血記錄”、“血液檢測記錄”由工作人員填寫,。過去,，獻血者血液被采集并經(jīng)血液檢測后，在“檢測結(jié)果”處以蓋章來表示所采集的血液合格或不合格,，現(xiàn)在基于對個人隱私的保護,，并不直接將合格與否的結(jié)果顯示在表內(nèi)，而是在化驗質(zhì)控檔案中作為業(yè)務(wù)操作結(jié)果顯示出來,，如果不合格,，血站將直接告知本人作身體進一步檢查，因此具有保密性,。
?。ㄈ┕蚕硇浴８鶕?jù)目前的采供血體制,，只有地市級設(shè)有中心血站,，縣級以下無采供血機構(gòu)。為了及時掌握各醫(yī)療機構(gòu)的需求信息,，我站現(xiàn)使用“穿越血液業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)”軟件,，與本地區(qū)各醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)，可以直觀的看到本地區(qū)各醫(yī)院的血庫庫存情況和血液需求登記情況,，根據(jù)需求的緊急程度,、血液的庫存數(shù)量、成分血液的緊缺情況作出積極的采供與配送調(diào)整,，具有特定區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享性,。
（四）服務(wù)性,。無償獻血檔案是民生檔案的重要組成部分,，也是服務(wù)社會、服務(wù)民生的重要依據(jù),。對于無償獻血者,，無償獻血檔案登記了每次無償獻血記錄，為日后本人或親人用血或血費報銷提供了原始依據(jù),；對于醫(yī)療糾紛,、保險公司理賠，無償獻血檔案是解決醫(yī)療糾紛,、提供理賠的準確有效的憑證,；對于突發(fā)性事件的發(fā)生,，血源緊缺或當出現(xiàn)稀有血型患者時，可立即從血源檔案中找到合格供血者,，采取就近原則,，從而能在最短時間內(nèi)提供血源，為患者和社會服務(wù)提供有力保障,。
二,、無償獻血檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案資料雖統(tǒng)一管理,，但又分散保存。無償獻血檔案的形成,，涉及血站內(nèi)部各個職能部門,，分工細，項目多,，數(shù)量大,。檔案資料雖要求統(tǒng)一管理，但每個獻血者的血樣,、成分制備,、化驗、質(zhì)量監(jiān)控,、血庫產(chǎn)生的原始單據(jù)材料仍然是分散保管在綜合檔案室,，各自構(gòu)成專門的檔案類別，沒有將每個人的無償獻血檔案組合起來歸檔,。如果需要查閱一袋指定血液的采血,、成分制備、化驗,、質(zhì)量監(jiān)控等各項信息,，都需要在不同類別的業(yè)務(wù)檔案中查找，程序反復(fù)繁瑣,，無法通過一次查找縱覽各項信息,，無法方便快捷地提供利用服務(wù)，實際上違背了無償獻血檔案成套性的特點,。
?。ǘn案資料雖按時整理，但無統(tǒng)一標準,。近年來,，血站檔案管理工作已逐步走向規(guī)范，各科室兼職檔案員對于各自負責(zé)的檔案都進行了案卷級整理,，并編制了檢索工具,，按時移交到綜合檔案室,。但由于沒有統(tǒng)一的整理規(guī)范和標準，包括歸檔范圍,、分類方案,、保管期限、編目,、裝訂方法等都沒有統(tǒng)一的規(guī)定和標準,，各部門的業(yè)務(wù)檔案都是按照各自的工作需要和習(xí)慣，自成方法進行整理,，到了綜合檔案室后無法進行鑒定和信息整合,。
（三）著手開展信息化建設(shè),，但各自獨立應(yīng)用,。目前，血源科為便于內(nèi)部查考,，將無償獻血者的登記信息全部錄入電腦,，方便平時自己利用，但無法提供無償獻血登記的原始檔案,。而綜合檔案室從檔案管理的角度出發(fā),，則重復(fù)將無償獻血檔案的簡略信息又錄入到檔案管理軟件，從而實現(xiàn)檔案信息電子檢索,。這樣在一定程度上造成設(shè)備和人力資源的浪費,，如果不統(tǒng)一使用一種軟件來管理，信息共享的科學(xué)性,、廣泛性,、準確性都將受到一定限制。
三,、改革無償獻血檔案管理模式的對策
?。ㄒ唬┍M快出臺無償獻血檔案管理規(guī)范和標準。1998年《獻血法》的頒布實施,，標志著我國的無償獻血走上了法制化軌道,，而無償獻血檔案管理規(guī)范化、標準化亦迫在眉睫,。因此,，一要認真貫徹實施《檔案法》和《獻血法》，把無償獻血檔案管理工作納入法制化軌道,，做到依法治檔,，規(guī)范管理。二要由國家或省級主管部門制定和頒布一套適合無償獻血檔案管理的標準和規(guī)定,，以規(guī)范無償獻血檔案的歸檔范圍,、保管期限,、立卷方法、移交接收和開發(fā)利用等,。同時加強宣傳,，組織培訓(xùn)，上下統(tǒng)一貫徹執(zhí)行,。三要完善無償獻血檔案管理網(wǎng)絡(luò),。進一步健全血站檔案管理機構(gòu)，配備好檔案管理人員,，明確分管領(lǐng)導(dǎo),，明確目標責(zé)任，并將檔案工作納入血站工作目標管理考核內(nèi)容,。
?。ǘ┛茖W(xué)整合無償獻血檔案信息資源。根據(jù)無償獻血檔案成套性和保密性特點,，筆者觀點：無償獻血檔案應(yīng)以獻血者個人作為立檔單位。即每個獻血者從登記獻血到血液使用全過程記錄組成一卷,，多次無償獻血者可將逐次獻血的記錄加在本人案卷中,，一次采供血產(chǎn)生的所有記錄作為一件檔案對待?？梢砸罁?jù)采供血工作的流程,，設(shè)計統(tǒng)一的采供血記錄模板，亦可多頁多聯(lián),。在采供血整個流程中,，各個部門只在規(guī)定記錄區(qū)域內(nèi)填寫相關(guān)內(nèi)容，先一環(huán)節(jié)記錄后轉(zhuǎn)交至下一環(huán)節(jié)記錄,，依次操作,，最后由血庫將血液的流向情況填好后移交至檔案室歸檔，并將全部信息錄入電腦,。獻血者只要獻了一次血,，就可以在電腦信息中查到，再次獻血時,，檔案室不再另為此人建立檔案,，只需插入新的卷內(nèi)文件，增加其卷內(nèi)目錄內(nèi)容,，并錄入電腦,。這樣既減少了檔案內(nèi)容的交叉和重復(fù)繁多的檔案編號，也有利于獻血者隱私的保密,，且每位獻血者的各次獻血情況都可以一目了然,?？紤]到獻血者有生之年的查考需要，無償獻血檔案的保管期限應(yīng)界定為“長期”,。
?。ㄈ┓e極推進無償獻血檔案信息資源共享。如何發(fā)揮無償獻血檔案的作用,，實現(xiàn)無償獻血檔案信息資源共享,？筆者以為：一要加強檔案的編研工作。檔案室要建立好無償獻血檔案統(tǒng)計臺帳,，研究分析無償獻血群體分布情況,、血源種類分布情況和醫(yī)療機構(gòu)血液供需等情況，為各級領(lǐng)導(dǎo)決策,、組織血源招募,、制定采供血計劃提供參考服務(wù)。同時,，要在血源檔案中積極挖掘無償獻血的先進典型,，為宣傳無償獻血光榮提供生動素材，進一步營造無償獻血的良好氛圍,。二要組織開發(fā)適合全省范圍內(nèi)血庫和血庫之間,，血庫和醫(yī)療機構(gòu)之間聯(lián)網(wǎng)的檔案管理軟件，實現(xiàn)血源檔案信息共享,。在血源緊缺,、偏型，或遇突發(fā)性事件庫存告急,，或出現(xiàn)稀有血型患者時,，可立即從血源檔案中找到合格供血者，采取就近原則,，從而能在最短的時間內(nèi)提供血源,，為患者和社會服務(wù)提供有力保障。三要積極主動地提供檔案利用服務(wù),。要加快無償獻血檔案信息化建設(shè)步伐,，盡快實現(xiàn)無償獻血檔案信息全文錄入和電子檢索，努力提高檔案信息的查全率,、查準率,，為方便獻血者、市民群眾和單位查詢提供及時有效的服務(wù),。
?。ㄋ模┡μ岣哐緳n案隊伍素質(zhì)。血站檔案工作專業(yè)性強,，環(huán)節(jié)復(fù)雜,，工作量大,。要求檔案工作人員既要懂采供血業(yè)務(wù)，又要懂檔案專業(yè)知識,。加上檔案工作起步較晚,，還沒有統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和標準，因此,，做好血站檔案工作,，檔案隊伍素質(zhì)顯得十分重要。一是要配齊配強檔案工作人員,。除了綜合檔案室配好專職檔案員外,，各個部門要同時配備好兼職檔案員，特別是專職檔案員中既要有學(xué)檔案專業(yè)的,，又要有懂電腦和采供血業(yè)務(wù)的,。二是要加強教育培訓(xùn)。要支持他們參加繼續(xù)教育培訓(xùn),，鼓勵他們學(xué)習(xí)新知識,，掌握新技術(shù)，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的精神,。三是要關(guān)心檔案員的成長和進步,，幫助他們解決工作、學(xué)習(xí),、生活上困難，充分調(diào)動他們的積極性,，讓他們安心本職工作,，做好本職工作。